Muchos aspectos han cambiado desde que empecé a minimizar mi vida. Uno de ellos: la forma en la gestiono los emails.

Antes y después en la gestión del email

Una de las cosas que no dejaba de aumentar era la cantidad de emails que recibía cada día.

Lo que solía hacer (antes) era abrir el email a primera hora de la mañana y a partir de ahí empezar mi jornada laboral.

Normalmente leía los emails en el orden en el que habían llegado, de forma cronológica.

Además tenía las notificaciones por lo que con cada email que llegaba se encendía una luz en mi móvil que picaba mi curiosidad.

Consecuencias

En algunos casos recibía un email lo leía pero después me olvidaba de responder y quedaba relegado en el olvido.

Muchas veces me iba a dormir con la sensación de que no había hecho nada de valor, aunque había “estado ocupada” contestado o leyendo muchos emails.

Al estar ordenados de forma cronológica iba saltando de un tema a otro sin orden claro.

Mis prioridades estaban decididas desde fuera, según los emails que había recibido.

Mis mejores horas las usaba en lo último que había llegado, no en lo importante.

Organización minimalista del email

Elimina las notificaciones del móvil

La tentación es muy grande y es algo biológico. Si escuchas el sonido tu cerebro va a querer saber qué ha llegado y va a ser muy difícil no mirar, aunque en ese momento no puedes contestar.

Esto duplica el tiempo invertido. Lees el email pero no tomas acción porque no es el momento y después es necesario volver a revisar en otro momento, a veces incluso queda en el olvido porque ya está como leído.

Horarios

No mirar el email la primera cosa por la mañana.

La mañana es el momento de tus rituales, sean los que sean.

Define un horario

Define un horario para gestionar tu email.

Identifica cuáles son tus horas más creativas.

En mi caso y en el de muchas personas que acompaño la mejor hora para crear en relación a tus proyectos es por la mañana.

Así la gestión del email es mejor hacerla después de haber aprovechado tu tiempo creativo, después de haber hecho tu diamante del día.

Crea reglas y filtros

Usa los filtros o reglas de tu servidor de correo electrónico.

En mi caso es mi servidor el encargado de organizar mi bandeja de entrada directamente.

He organizado el email con carpetas y cada email que llega (salvo algunos) van directamente a su carpeta específica, según los filtros que he creado.

• Cuando llega un email de X persona va a la carpeta Y
• Cuando un email que contiene S palabra va a la carpeta Z

En mi caso las carpetas incluyen:

• A – Caliente: emails importantes que requieren acción por mi parte.
• A – Frío: algo que está pendiente pero que no es urgente
• B – Sencillez plena
  • Gestión
  • Entrevistas
  • Mentorías
  • Esencia Minimalista
  • Organiza tu casa
  • Retiro
• B – Lectura de aura
• C – Banco: cuentas, facturas…
• C – Redes Sociales
• D – Cursos
• D – Suscripciones y boletines
• E – Personal
• …

La idea es que crees las carpetas en relación a tus necesidades.

Es un sistema que se va mejorando con el tiempo. Al principio crea las carpetas que sientas que son útiles y después puedes ir modificándolas.

Llegar a configurar los filtros requiere algo de tiempo pero te aseguro que es una inversión que merece la pena.

Empieza por lo importante

Mi carpeta de recibidos está siempre vacía porque cada cosa va en su carpeta. Así cuando empiezo a gestionar el email reviso que recibidos esté vacío, si hay algún e-mail lo pongo en la carpeta correspondiente.

Las primeras carpetas que abro son las A, la carpeta de caliente y la carpeta de frío. Después las B.

Las C y D las miro un día de la semana en el que gestiono la parte de gestión y las D en espacios con tiempo para la lectura.

Las E las miro cuando así lo siento.

Nuestra capacidad de concentración es finita, se desgasta con el tiempo por lo que es mejor empezar por lo importante.

Además así evitas procrastinar. 🙂

*Por cierto, esta organización también la tengo en el Bullet Jounal.

La regla de los dos minutos

Si tardas menos de dos minutos en hacerlo, hazlo en el momento.

Si tardas menos de dos minutos en responder a un email que has leído hazlo en el momento y deja ir de tu mente ese “tengo que responder a…”.

Revisa tus suscripciones

Si no te aporta valor, déjalo ir. Puedes eliminar tus suscripciones de todas las listas de distribución. Por ley al final de cada email tienes una casilla que te permite darte de baja de forma sencilla.

Mejor por e-mail gracias

Con la llegada del Whastapp hay muchas personas que me contactan por aquí pero tener una organización a través de esta herramienta es difícil.

Personalmente elijo tener mejor las cosas por email.

Descansa

Mirar una pantalla justo antes de irte a dormir afecta la calidad de nuestro sueño como demuestran algunos estudios.

Además mirar los e-mails pendientes antes de irte a dormir puede afectar a tu estado mental o a tus pensamientos y sueños.

Antes de irnos a dormir es un buen momento para agradecer, valorar y cerrar el día.

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¿Qué otras claves usas tú en la gestión del email?